Как внедрить канбан доску? Особенности и правила использования

Методология канбан является частью agile-философии и представляет собой систему постановки задач с визуализацией всех этапов проекта на специальной доске. Каждый из участников проектной группы имеет доступ к отслеживанию состояния задач в текущий момент.

Внедрение системы канбан позволяет:

• усилить наглядность проекта;
• отслеживать готовность работ;
• контролировать нагрузку сотрудников.

Весь рабочий процесс визуализируют на доске, разделенной на столбцы-этапы. Актуальные задачи отображают на стикерах, которые приклеивают в соответствующий текущему этапу столбец. После завершения определенного этапа, задание перемещают в следующую колонку. Для оценки текущей ситуации по проекту достаточно одного взгляда на канбан доску.

Структура

В настоящее время существует два типа реализации канбан доски – в физическом и виртуальном виде. В случае первого варианта она представляет собой обычную доску, расчерченную на столбцы, в которые вклеивают стикеры с заданиями, и перемещают их по мере выполнения каждого этапа.

По своему функционалу электронная доска аналогична физической, с той только разницей, что она не находится в определенном месте (например, офисе), а доступна с любого устройства, благодаря чему активное участие в рабочем процессе принимают и удаленные сотрудники.

В каждом конкретном случае количество столбцов – этапов определяется индивидуально, в зависимости от масштаба поставленной задачи.

Особенности работы по канбан

Работа с таким инструментом, как канбан доска, нашедшим широкое применение в методике гибкого управления, подразумевает единство команды и совместное принятие решений всеми участниками проектной группы. Организацию проекта берет на себя менеджер, но не руководство им. Особенности методологии канбан:

• Добавление новых задач, как и изменение приоритетности уже имеющихся, допустимо в любой момент.
• Отсутствие строгого лимита времени для выполнения определенного этапа. Продолжительность рабочего процесса определяется объективными факторами.
• Эффективность оценивается количеством времени, затраченным на перемещение задачи по доске. Оперативность говорит о слаженности и продуктивности работы проектной группы. Возникновение задержки – сигнал к поиску причин и оптимизации рабочего процесса.

Внедрение системы канбан

Существует шесть главных правил, следование которым определяет грамотность организации работы по системе канбан:

• Визуализация. Как текущие, так и запланированные задачи следует зафиксировать, обозначить их статус, и разместить в соответствующих этапу столбцах доски.
• Ограничение количества параллельно выполняемых задач. Во избежание непродуктивной траты командой времени и сил вводится лимит на количество одновременно выполняемых заданий. Лимит, который был выставлен, указывается над каждым столбцом.
• Управление потоком задач. Статусы на доске меняют по мере продвижения работы. В случае возникновения затора, это позволяет его своевременно увидеть и принять соответствующие меры: делегировать задачу другому сотруднику либо решать ее совместными силами.
• Общее понимание правил работы. Каждый член команды обязан четко понимать правила обращения с доской и знать ответы на вопросы: “Когда можно брать новое задание?”. “Как действовать, столкнувшись с затруднениями?”, “Как определить, что работа завершена?”
• Анализ. Время от времени члены проектной группы должны собираться в удобном для них формате (лично или онлайн) для решения насущных вопросов и обсуждения способов оптимизации деятельности.
• Эксперименты. Каждая команда, работающая по методологии канбан, постоянно находится в поиске идеальной системы с целью более оперативного продвижения карточек по столбцам доски. С этой целью проводятся разного рода эксперименты – изменение лимитов, пересмотр приоритетности и т.д. Любые нововведения важно применять одновременно для всей команды, и не кардинально, а по одному – это поможет отслеживать достигнутый результат.

Канбан доска – эффективный и удобный в использовании инструмент, который позволяет наглядно оценивать качество работы над проектом, в каждый момент времени реально отображать производительность, а также осуществлять контроль нагрузки сотрудников. Продуманной системой управления проектами с интуитивно понятным интерфейсом, снабженной набором Agile-инструментов, в том числе и доской канбан, выступает универсальный сервис Worksection, который легко адаптировать под индивидуальные задачи небольших и крупных компаний различного направления деятельности.