Как организовать делопроизводство на предприятии

 

Правильно организованное делопроизводство – одна из составляющих успешной работы любого (даже небольшого) предприятия. Ведь от того, как оформляются основные документы (приказы, указания, письма и пр.) зависит первое впечатление о нем деловых партнеров. Важно и то, насколько оперативно проходят потоки входящей, исходящей и внутренней документации.

За документооборот на предприятии должен отвечать конкретный работник. Если предприятие не очень большое – это секретарь, секретарь-референт. Если же организация включает в себя не одно подразделение (тем более, если они имеют разное территориальное расположение), организуется служба ДОУ (документационное обеспечение управления).

Именно они разрабатывают инструкцию предприятия по делопроизводству, перерабатывают ее, вносят изменения. При подготовке документа за основу можно взять «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Это важный, ответственный этап, т.к. после утверждения инструкции по делопроизводству документы на предприятии должны соответствовать определенному стилю:
– расположение реквизитов (продольное, угловое);
– фирменный шрифт;
– формат (размер бумаги, отступы).

Кроме образцов бланков предприятия в инструкции должны найти отражение такие вопросы, как организация регистрации входящих/исходящих документов; организация контроля за исполнением документов и принятых решений; подготовка и передача документов в архив и пр.

Формирование папок, в которые подшиваются документы определенной тематики, должно проводиться в соответствии с номенклатурой дел. Она разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».

В связи с тем, что работа над разработкой номенклатуры дел объемная, требует обширных знаний, работу над ней правильнее организовать с привлечением представителей отдельных служб и отделов. Ими составляются перечни дел (также с указанием сроков хранения), которые формируются в службе или отделе, а служба ДОУ делаетсводную номенклатуру дел по предприятию.

Для облегчения работы с документами все большее число предприятий используют систему электронного документооборота (СЭД). Подобрать эффективно работающую СЭД можно для любого предприятия (с числом работников 7 чел или 2000). Наиболее эффективно по соотношению цена/качество сегодня работают такие системы, как современная система ЭДО в Украине.

Но даже если приобрести СЭД вашему предприятию пока не под силу, на помощь придут стандартные программы Microsoft Office. Используя обычные средства Word, Excel, PowerPoint вполне реально организовать оформление документов в соответствии с требованиями фирменного стиля, настроить электронный документооборот.